成本產生的根本原因是“為了達到預定目標所開展的作業活動必須消耗資源”。我們要從根本上管理和控制成本，就必須要認識到，決定成本高低的根本原因是“為達到預期目標所選擇的流程”，流程模式和作業細則確定后，成本高低已經從根本上確定了，至于實踐上體現出來的成本變化，僅僅是流程運作的正常波動而已。
我們通常僅僅是把成本理解為資源消耗的貨幣度量，這樣思考和認識成本，依據思維慣性，我們通常降低成本的方法就是“減少資源消耗”，所以“砍成本”的說法和做法一直很受大家歡迎。但現實是什么呢，這邊砍了那邊漲，很多時候還會由于砍成本不當，影響公司戰略目標達成和損壞公司品牌形象。
成本的本質是資金占用，影響成本高低的根本因素就是資金占用量和資金占用時間。如果在整個經營活動中，沒有占用企業的任何資金就完成了采購、生產、交付、回款和付款的整個經營周期，那么，我們可以認為企業的成本是零。從以上理解，我們可以得出，降低成本的基本策略是通過優化工作流程，盡可能減少資金占用量和縮短資金占用時間。降低成本的基本策略是減少企業開展業務流程時的資金占用量和縮短資金占用周期，我們如何通過流程優化再造來實現成本的降低呢。
關于這一類方法，在實踐中，首先要考慮的時如何降低由于質量不合格、庫存等等因素造成的一切無效占用。當然，我們也可以思考其他更具有創造性的方法，如創造性的外包策略和賬期設定，盡可能的占用供應商的資金。第二類方法：縮短業務流程的運作周期，盡可能減少業務運作對企業的資金占用。流程優化再造的根本目的之一就是流程加速，盡可能的縮短流程的運轉周期，從而從根本上降低成本。流程優化的重點是目標問題導向和共識的形成。一方面，要明確目前現狀存在的問題和流程優化的目標，切忌漫無目的的優化；另一方面，流程各方參與者對問題和優化方案共識的形成是后續流程推行落地的基礎。
因此，必須通過有效的項目過程組織，主導和推進流程優化，具體包括設置分步控制點，有效的組織溝通會議推動共識的達成等，以避免流程優化討論的多輪反復和陷入泥潭。首先，將流程優化階段再分成三步，每一步都在上一步共識形成的基礎上再進一步細化：1. 通過對現狀問題調研總結，建立流程優化框架，包括支撐流程運作的業務組織職責分工、流程優化的目標、流程運作的整體框架、流程中相關術語和分類定義的統一等，確優化的整體方向。第一步優化討論必須在主管該流程領域的高層和相關業務部門負責人間形成共識。2. 進入具體流程的優化，基于可運作的現實以及可改進的方向，考慮和現有業務的承接和延續性，因此第二步的優化必須在流程相關運作部門間形成共識。3. 流程表單模板的優化，大量的實際操作是通過表單模板來落實的，因此需通過表單模板優化建立流程易于落實的工具。同時，在流程優化的整個過程，需組織大量的研討溝通會議，要讓每次會議都有共識的形成和有效輸出，必須進行有效的會議策劃和管理。1. 明確需要討論共識的問題，如哪些部門/崗位間職責不清晰，哪些流程環節不順暢等等，并盡可能準備多個備選方案和優劣分析；2. 其次，確定每次參會的人員，針對要形成共識的問題，需讓流程相關方都參與會議，以避免多方的意見不一致，同時在多方爭持不下的時候能有決策者以確定最終方案；3. 再次，在會議的過程中往往業務部門會因一個問題牽引出其他的業務問題而討論，因此必須有效的引導和組織，避免會議主題偏離；4. 最后，切忌，沒有完美的方案，與企業業務發展相適應的優化方案，并得到各方的認同和共識，即達成流程優化討論會議目標。流程梳理優化項目目標不是形成厚厚的流程文件，而是在整個流程梳理優化的過程中，讓企業各方人員逐漸形成面向流程思考、按照流程運作的習慣。作為整個項目推動的流程管理部門，在整個項目中一定要切實發揮項目管理者、推動者和引導者的角色，有效的組織和管理，為后續的流程實施推廣落地奠定基礎。
文章來自網絡，版權歸作者所有，如有侵權請聯系刪除！