某些單位在實施“5S”管理時，總會輕易地認為“5S”僅是打掃衛生，保持工作環境整潔而已，這些活動每天都在做，沒有什么可重視的，久而久之，“5S”管理自然流于一種拖拖地、擦擦桌子的表面行為，沒有發揮其應有的作用。
“5S”看起來容易，做起來難，持之以恒堅持下來就更難。質量管理體系就是靠這些扎實的基礎工作建立起來的，實施“5S”管理，必須將其作為一個過程來看，遵循PDCA循環的原理，即策劃-實施-檢查-改進。
策劃階段
首先是編制各個部門的工作流程圖。
第二是在群體之間建立共同愿望。
也就是將“實施5S管理，提高工作效率”這個愿望通過開會、討論、墻報等形式在每個成員之間進行交流，使大家統一認識，統一思想，在群體之間形成新的認識和語言能力，進而誕生新的行為法則，這樣可以幫助培養其中的每個人主動而真誠地奉獻和投入，而非被動地遵從。
第三是整理流程和物品。
根據流程圖和新的行為法則，將工作場所的所有物品根據用途進行整理，將不需要的人、事、物加以處理，其要點：首先，對各種物品進行分類，區分什么是現場需要的，什么是現場不需要的；對于現場不需要的物品，要堅決清理，這是實施“5S”的第一步。
實施階段
首先是整頓環境。
把需要的人、事、物加以定量、定位。通過前一步的整理，對現場需要留下的物品進行科學合理的布置和擺放，以便用最快的速度取得所需之物，在最有效的規章、制度和最簡捷的流程下完成作業。
要點是：物品擺放要有固定的地點和區域，以便于尋找，消除因混放而造成的差錯。物品擺放地點要科學合理。
例如，根據物品使用的頻率，經常使用的東西應放得近些，不常使用的東西則應放得遠些。物品擺放目視化，使定量裝載的物品做到過日知數，擺放不同物品的區域采用不同的色彩和標記加以區別。
第二是清掃環境。
把工作場所打掃干凈,通過清掃活動來創建一個明快、舒暢的工作環境。清掃活動的要點是：
自己使用的物品，如設備、工具等，要自己清掃，而不要依賴他人，不增加專門的清掃工。
對設備的清掃，著眼于對設備的維護保養。清掃設備要同設備的點檢結合起來，清掃即點檢；清掃設備要同時做設備的潤滑工作，清掃也是保養。
清掃也是為了改善。當清掃地面發現有缺陷時，要查明原因，并采取措施加以改進。
整理、整頓、清掃之后要認真維護，使現場保持完美和最佳狀態，這就是清潔。它是對前三項活動的堅持與深入，從而消除發生事故的根源。創造一個良好的工作環境，使職工能愉快地工作。清潔活動的要點是：
環境不僅要整齊，而且要做到清潔；
不僅物品要清潔，而且人員本身也要做到清潔，如制服要清潔，儀表要整潔；
人員不僅要做到形體上的清潔，而且要做到精神上的“清潔”，待人要講禮貌、要尊重別人；
要使環境不受污染，進一步消除混濁的空氣、粉塵、噪音和污染源，消滅職業病。
要制定各種制度鞏固和維護這個良好的工作環境。
改進階段
培養和提高素養。努力提高人員的素養，養成嚴格遵守規章制度的習慣和作風，這是“5S”活動的核心。沒有人員素質的提高，各項活動就不能順利開展，開展了也堅持不了。
所以，抓“5S”活動，要始終著眼于提高人的素質。
通過前一階段的策劃、實施和檢查工作，大家在共同的愿望和新的行為法則作用下，實施和落實“5S”管理，進而改善了原有的心智模式，實現了自我超越，在環境-心情-工作-效率這些因素之間，學習用系統思考的方法來探求它們內在的關系。
改進“5S”及其他管理體系。在改善心智模式和學會系統思考之后，我們會對原已建立的管理模式做重新審視。從而進入下一個PDCA循環，對自身提出更高的要求。
因此將“5S”作為一個過程來管理，堅持PDCA循環，不斷提高現場的“5S”水平，即要通過檢查，不斷發現問題，不斷解決問題。
因此，在檢查考核后，還必須針對問題，提出改進的措施和計劃，使“5S”活動堅持不斷地開展下去。
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